Många företag strävar efter att skriva ut så lite som möjligt både för att spara in på utskriftskostnader som för att göra miljön en tjänst. För andra är det bara en del i en naturlig utveckling i en förändrad arbetsmiljö. En del företag har helt eller delvis tagit bort den fasta arbetsplatsen, personalen får fritt bestämma var de sitter och arbetar. Det i sin tur gör att det inte är särskilt praktiskt att ha högar med papper. Ok, det några av anledningarna till att man vill minska på sina utskrifter, men hur gör man då? Nedan hittar du några tips på hur man kan komma närmare målet med ett papperslöst kontor eller om inte annat minska utskriftsnivån till minsta möjliga.

 

 

1. Dela dokument i molnet

Att dela dokument internt elektroniskt har flera fördelar. Först och främst underlättar det samarbetet när medarbetare kan dela dokument och redigera dem simultanmässigt, man behöver aldrig undra vilket dokument som är den senaste versionen. Att inte skriva ut dokument i en arbetsgrupp minskar betydligt på utskriftsvolymen. Det finns tillfällen då man behöver skriva ut, man kanske är intresserad av utskriftskvaliteten på ett dokument som ska skickas vidare till exempelvis en kund, de fallen är dock för de flesta bara en bråkdel av utskrifterna. Det finns olika tjänster för att dela dokument elektroniskt, vi rekommenderar Office 365 för företag då det är en tjänst med möjligheter till inställningar för sekretess och redigeringsbegränsningar på användarnivå.

 

 

2. Skriv bara ut det absolut nödvändigaste

Händer det att det ligger utskrifter vid skrivaren som ingen hämtar upp? Högst troligt är det så på ditt företag, det är nämligen så att generellt hamnar cirka 20% av utskrifterna man gör i papperskorgen. En bra metod för att minska på antalet onödiga utskrifter är att implementera verktyg i skrivaren som förhindrar slöseriet. På majoriteten av våra skrivare kan du installera SafeCom, ett verktyg som möjliggör en styrning av utskriftsbeteendet. Du kan ställa in så att man måste gå fram till skrivaren och trycka på en knapp för att utskriften ska komma ut, på så sätt plockar man enbart ut de utskrifter man verkligen behöver. Du kan också ställa in regler för dubbelsidiga utskrifter för att minska på antalet papper som skrivs ut. Detta är enbart ett par fördelar med SafeCom, läs mer om verktyget här.

 

 

3. Gör personalen medveten om sitt urskriftsbeteende

Vet du och dina kollegor hur mycket ni skriver ut och på vilket sätt? Om inte finns det enkla lösningar för att få ut rapporter på användarnivå. Det är givetvis svårare att ändra på ett beteende om man inte har ett tydligt mönster framför sig. Låt varje användare se hur de skriver ut med exempelvis Xerox Print Awarness Tool, en mjukvara som installeras på personalens datorer där varje person får en personlig redovisning av sina utskrifter och förslag på förbättringar.

 

 

4. Scanna in avtal och fakturor

I den mån det är möjligt bör man se över hur mycket av avtalshanteringen och fakturahanteringen som kan ske online. I många fall är det ett måste för företag att under en viss tid förvara ett fysiskt original av ett avtal men genom att dessutom scanna in avtalen i exempelvis SharePoint minskar man ändå antalet utskrifter av samma avtal. När avtalet inte förvaras elektroniskt är det lätt hänt att olika personer på företaget skriver ut och förvarar sina avtal individuellt. Utöver fördelen med minskade utskrifter medför elektronisk hantering att avtalen blir sökbara på ett helt annat sätt. När det gäller fakturering finns idag goda möjligheter att få elektroniska fakturor av de flesta företag.

 

 

5. Skapa en mobil arbetsmiljö

Skapa en arbetsmiljö där personalen inte behöver sitta vid sitt skrivbord för att utföra sina uppgifter, på så vis går man på ett naturligt sätt mot ett mer papperslöst kontor. Om du ständigt flyttar på dig är det enklare att ha alla dina dokument i molnet än under armen.

 

Vill du få reda på hur dessa tips kan bli verklighet på ditt företag? Kontakta oss så berättar vi!