Dokumenthantering har de senaste åren blivit ett område som företag bryr sig mer om, man har uppmärksammat att det går att göra ekonomiska vinningar och spara tid genom att effektivisera sin dokumenthantering. Den generella trenden är att dokument blir mer tillgängliga samt att många försöker spara in på utskrifter. Nedan har vi listat några trender som vi tror kommer att växa under året som kommer.

Lagra dokument i molnet

Tidigare fanns en stor osäkerhet kring molnet, vad vi börjar se nu är att molnet blir standard, det är inte längre något okonventionellt. De allra flesta företag, stora som små, ser fördelarna med att ha hela eller delar av sin verksamhet i molnet. Genom att lagra dokument i molnet får de anställda tillgång till dokument var som helst och när som helst, säkerheten kring delning och redigering av dokument blir också mycket större då risken att förlora data är avsevärt mindre. Läs mer om molntjänster.

Dokumenthanteringen blir mobil

Vad är meningen med molnet om inte att komma åt dokument från olika typer av enheter var du än befinner dig? Arbetsplatser blir mer och mer mobila och gränsen mellan det privata och arbetet suddas ut. I och med den utvecklingen krävs att de anställda kommer åt sina dokument även utanför kontoret. Det är också en fråga om effektivitet då det ger möjlighet att utföra arbete direkt, till exempel kan en säljare enkelt plocka fram ett dokument ute hos kund. Det är inte bara åtkomsten som blir mobil, även utskrifter av dokument går mot en ökad mobilitet. Genom användarvänliga appar kan man skriva ut direkt från mobilen på flera olika skrivare. Läs mer om mobila utskrifter.

trender-dokumenthantering-2016

Dela i alla dess former

Lagring i molnet och ökad mobilitet gör möjligheterna att dela oändliga. Det förväntas att man delar med sig av sina kunskaper till sina kollegor och att man samarbetar på ett transparent sätt. Tjänster så som Microsofts SharePoint och Yammer gör gruppsamarbeten till något naturligt och enkelt. Genom säkerhetskonfigurering kan man enkelt begränsa åtkomsten till dokument till en utvald grupp av människor, vi delar men vi väljer själva med vilka. Vi kommer också se en ökning av delning av information utåt, hittills har de delningsfunktioner som finns framförallt utnyttjats internt. Vi kommer nu oftare bjuda in externa personer till gruppsamarbeten och till att få åtkomst till specifika dokument. Microsofts planering att göra Yammer-grupper tillgängliga även för de som saknar Yammer-konto tyder på att delning utanför verksamheten kommer öka. Läs mer om SharePoint.

Ökad fokus på säkerhet

När utvecklingen går mot allt mer omfattande hantering av dokument i molnet, anställda som hanterar dokument utanför kontoret, ökad delning internt och externt samt en ökning av BYOD trenden börjar allt fler oroa sig för säkerheten. Resultatet blir val av molntjänster med mycket höga krav på säkerhet där man centralt kan reglera reglerna för delning av dokument. Läs mer om säkerheten i molntjänster.

Miljötänket utvidgas

Alla har vi nog ägnat miljön en extra tanke under 2015 i och med de varmare temperaturerna och klimatmötet i Paris. Under 2016 kan företag tänkas ta in miljöperspektivet mer när de gör sina val.  Det handlar om strategier för minskade utskrifter och mer miljövänliga sådana. Genom att se över sina arbetsflöden samt välja rätt skrivare, rätt förbrukningsvaror och rätt papper kommer företag att kunna bidra på ett positivt sätt. Läs mer om miljövänliga utskrifter.