Molntjänster är hur bra som helst – när det fungerar. Vare sig man använder en molntjänst idag eller inte finns det några saker man inte bör förbise. Nedan listar vi några vanliga misstag företag gör i molnet:

Helt välja bort molnet

Först och främst, det största misstaget är att helt välja bort molnet. Även för mindre företag med ett fåtal anställda finns stora fördelar, många molnleverantörer har olika tjänstepaket för att kunna erbjuda även enklare varianter av molnlösningar. Väljer man bort molnet är det en mycket stor risk att de anställda ändå använder sig av gratis lagringstjänster för att t ex kunna hämta hem dokument utanför kontoret. Problemet med det är att information som inte bör hamna utanför företaget hamnar på villovägar eller att information knyts till en privat e-postadress istället för att tillhöra företaget. Tänk också på att det inte är ”allt eller inget” utan att du kan välja att lägga endast delar av verksamheten i molnet.

Inte ta hjälp

Allt med molnet ser ju så smidigt ut och det framställs som en barnlek att börja använda – så är det inte. I alla fall inte om man väljer att göra allt själv. Om du väljer att googla dig fram till hur du migrerar era epostlådor till molnet eller liknande är risken stor att du förbiser något och att allt blir fel. Det är starkt rekommenderat att redan i planeringsfasen anlita en IT-leverantör som kan hjälpa er med planeringen, behovsanalysen och migreringen.

Inte inkludera hela företaget i processen

Oftast är det IT-ansvarig eller VD på ett företag som tar beslutet om att börja använda molntjänster. Risken finns att det blir för mycket fokus på IT-relaterade frågor så som säkerhet, lagringsutrymme, etc. Det gäller att inkludera övriga avdelningar för att se vad som är deras behov och få med dem i processen redan från början. Att introducera övriga avdelningar först när allt redan är uppe kan medföra att man inte använder molnet på rätt sätt eller till och med att man valt en tjänst som inte passar de behov som finns.

Strunta i backup

Att enbart ha sin data på ett ställe är alltid en risk, även i molnet. Visst att dina dokument sparas automatiskt när du gör ändringar och att du enkelt kan se tidigare versioner av dokument och så vidare, men raderas en fil är den raderad. Dessutom ökar antalet hackerattacker mot företag och nya hot uppstår. Ta alltid en backup oavsett var du lagrar din information.

Välja fel tjänstepaket

Säkert är din tanke att företaget ska göra ekonomiska vinningar på att övergå till molnet. Förutom de indirekta ekonomiska vinningar som kommer av bättre arbetsflöden och ökat samarbete vill du säkert lägga ut så lite som möjligt på själva licenserna. Alla anställda behöver kanske inte ha den dyraste licensen med flest verktyg, en del kanske enbart ska ha det mest grundläggande. Se över vilka behov som finns för de anställda och anpassa val av tjänstepaket efter det. Tänk även tvärtom, det är viktigt att du väljer en molntjänst som erbjuder allt det er verksamhet behöver.

Bortse från användarrättigheter/åtkomstpolicy

Alla på företaget ska inte ha samma rättigheter i den molntjänst ni väljer och alla dokument ska inte ligga öppna för alla. Tänk dig till exempel att personalansvarig sparar anställdas läkarintyg i molnet, då vill man givetvis inte att de ska ligga öppet för alla anställda. Det är därför mycket viktigt att redan från början ha en struktur kring hanteringen av sparade dokument och reglera åtkomsten på dessa.

Inte använda molnets hela kapacitet

Det är inte helt ovanligt att företag sitter med molntjänster med en mängd olika verktyg men enbart använder vissa delar av tjänsten. Dels ska du inte betala för något du inte använder och dels kan du vinna mycket på att använda de moderna verktyg som ingår, så som verktyg för kommunikation och delning av data mellan arbetsgrupper.

Kontorskraft hjälper företag att komma igång med molntjänster. Läs mer om molntjänsten Office 365 och se våra paketerbjudanden där du kan välja till både support och backup.