Allt fler företag väljer att använda sig av Microsoft SharePoint. Inte särskilt underligt då SharePoint är så mycket mer än en lagringsplats för dokument. SharePoint är en plattform för samarbete och kommunikation där du även lagrar dina filer. Vi har listat några av fördelarna med SharePoint VS traditionell filserver.

1. Delning och samarbete kring dokument

Att dela dokument både internt och externt har aldrig varit enklare. Tack vare full integration med Microsoft Office- programmen kan du dela filer med dina kollegor utan att offra säkerheten kring dokumenthanteringen. Du slipper maila dokument fram och tillbaka och riskera att arbeta i fel version av dokumentet. Man kan också arbeta flera personer samtidigt i ett och samma dokument, den här funktionen har dessutom förbättras ytterligare i Office 2016.

2. Enklare att söka efter och hitta dokument

Genom metadata kan du enklare hitta dina dokument. Metadata är ungefärligt ”information om information”, exempelvis beskriver metadata vad som är innehållet i en viss data. Du kan söka på olika nyckelord kopplade till dokumentet och därmed slipper du manuellt gå igenom mapp efter mapp för att finna rätt dokument.

Sök med metadata  i SharePoint

Bilden visar exempel på hur du kan söka i SharePoint med hjälp av metadata.

3. Var som helst, när som helst

SharePoint Online (finns även som On-premise) är en molnbaserad tjänst vilket gör att du har åtkomst från alla typer av enheter (dator, mobil, sufplatta) under dygnets alla 24 timmar. För de företag som vill erbjuda sina anställda en mobil arbetsplats är SharePoint en mycket bra lösning. Du kan dessutom välja att arbeta Offline, nästa gång du går Online kommer dina ändringar att laddas upp.

4. Det är billigt!

Det är ett ekonomiskt alternativ. Antingen kan du köpa SharePoint Online som en separat lösning, pris från 39,40:- per användare, eller välja att få det som en del av ditt Office 365 abonnemang.

5. Ni får ett flexibelt intranät

SharePoint fungerar mycket bra som ett intranät med funktioner så som diskussionsforum, kalender, tidrapportering, projekthantering, kontaktinformation, etc. SharePoint är ett flexibelt system som kan byggas efter de specifika behov som ditt företag har.

6. Lätt att komma igång

Att börja använda SharePoint är inte svårt. Tack vare den nära integrationen med Office- programmen som alla känner igen lär sig personalen snabbt hur det fungerar. Medarbetarna brukar också snabbt se de fördelar som finns och vilja använda plattformen.

7. Allt på ett och samma ställe

Istället för att ha information på flera olika ställen kan du med SharePoint samla allt på ett enda ställe. Det är i SharePoint personalen skriver in sina semestrar, sjukanmäler sig, planerar gemensama projekt, lägger upp dokument, berättar om sin senaste arbetsbedrift, och mycket mer.

8. Säkerhet internt och externt

I SharePoint är det säkert att dela information både externt och internt. Genom användarrättigheter kan du själv bestämma vem som får se eller redigera dokument. Dessutom kan alla medarbetare redigera dokument utan att du behöver vara orolig att information försvinner. Du kan gå tillbaka till tidigare versioner av ett dokument, se när det senast redigerades och på vilket sätt, till exempel om namnet på dokumentet ändrats, om det har flyttats, eller om dokumentet i sig redigerats. Du ser också vem som gjorde ändringen och vilket datum och klockslag, allt detta hittar du i versionshistoriken.

Dela dokument i Sharepoint

 

Detta var bara några av fördelarna med SharePoint. Det finns många fler!  Vill du veta mer om SharePoint, läs vidare eller kontakta oss: sales@kontorskraft.se eller 08 587 196 00