Ofta är det små finesser som gör att man gillar ett visst verktyg. När man arbetar vill man att allt ska fungera så snabbt och effektivt som möjligt. Små detaljer och hur många steg (eller snarare klick) det är från en punkt till en annan betyder mycket. Därför vill vi lyfta fram några detaljer i de verktyg som finns i Office 365 som du säkert kommer gilla.

Outlook: @- funktionen

Visste du att du i texten i ett email kan skriva ”@” för att få upp förslag på alla personer som finns i din organisation? När du gör det och väljer en person hamnar den personen automatiskt som mottagare i ditt email, du behöver alltså inte skriva personens emailadress i raden för mottagare. Att göra på det viset kallas att omnämna någon. Du kan enkelt hitta alla dina omnämnanden i din inkorg. Om du öppnar den ser du att det finns tre kolumner ”Alla”, ”Oläst” och ”Omnämnanden”. Har någon nämnt dig hamnar emailet automatiskt i kategorin omnämnanden.

Outlook: Kalendersök

Du kanske minns att du hade ett möte inbokat men inte när, eller vill kolla upp vilket datum du gjorde en specifik sak. I själva kalendern kan du söka med nyckelord. Skriv in ditt ord i sökrutan som du finner i övre högra hörnet och du får en lista på alla dina kalenderhändelser som innehåller det ordet. Mycket smidigt!

Word: Smart sökning

Då och då händer det säkert att du i en text vill få mer information om ett visst ord. Kanske är du osäker på definitionen eller bara intresserad av att veta mer. I Word kan du markera ordet du vill veta mer om, högerklicka och sedan välja ”smart sökning”. Då kommer information relaterad till ordet upp i en spalt bredvid dokumentet. Du får en förklaring på ordets betydelse och fakta kring ordet, länkar om du vill läsa mer och i vissa fall bilder.

Få mer information om ett ord direkt i ditt worddokument

Word, Excel och PowerPoint: Berätta

I Word, Excel och PowerPoint finns en funktion som heter ”Berätta vad du vill göra”. Detta är en mycket användbar funktion som du finner i menyfältet. Istället för att söka igenom alla tabbar efter den funktion du letar efter kan du skriva in det i den sökrutan. Exempel på sådant du kan söka efter är ”sortera”, ”filtrera”, ”infoga”, ”teckenstorlek”, ”dubbletter”, och så vidare. När du börjat använda denna funktion kommer det bli en favorit som sparar mycket tid.

Word, Excel och PowerPoint: Skärmbild

Under infoga hittar du alternativet för att infoga en skärmbild. Om du klickar där kommer alla dina öppna fönster att visas, välj ett och skärmbilden infogas direkt i dokumentet. Du behöver alltså inte ta en skärmbild, spara ner bilden och sen infoga den. Varför inte kombinera denna funktion med funktionen ”berätta” beskrivet ovan. Skriv in ”skärmbild” i sökrutan ”berätta” så kommer funktionen upp direkt.

OneDrive: Dela rätt

Lär dig hur du delar och sparar dokument i molnet. Allt blir mycket enklare om du använder de delningsfunktioner som finns inbyggda istället för att maila dokument fram och tillbaka och spara dem i olika mappar på datorn och så vidare. Med ett dokument öppet i ett Office-program klickar du på Arkiv > Spara som > OneDrive. Du delar sedan dokumentet genom att klicka på Arkiv > Dela > Dela med andra > Dela med personer. Efter det får du i dokumentet upp en sökruta där du kan skriva in persons namn för att skicka en inbjudan om delat dokument. Efter det kan ni samarbeta i dokumentet i realtid utan att skicka dokumentet fram och tillbaka. För att detta ska fungera så bra som möjligt är det bra om man får med sig alla i organisationen.

Samtliga Office 365- verktyg: Använd mobilapparna

Dra nytta av att alla verktyg i Office 365 finns för mobiler och plattor. Ladda hem dem och testa. Du kommer kunna arbeta mer effektivt om du kan få tillgång till allt du behöver i stunden istället för att vänta tills det att du sitter vid ditt skrivbord.

Outlook: Shortcuts

Bli en mästare på shortcuts eller genvägar för att använda ett svenskt ord. Outlook har många tangentbordsgenvägar men bara genom att lära dig några kommer du kunna jobba snabbare. Här är de mest användbara:

  • Ctrl+N: Skapa ett nytt möte, anteckning, email eller uppgift från den vy du befinner dig i.
  • Ctrl+Shift+M: Skapa ett nytt email från alla vyer.
  • Ctrl+Shift+A: Skapa ett nytt möte från alla vyer.
  • Ctrl+Shift+K: Skapa en ny uppgift från alla vyer.
  • Alt+S: Skicka ett email
  • Ctrl+D: Radera ett mail, möte, anteckning eller uppgift

De tips som finns ovan förutsätter att du har Office 2016 som du får genom någon Office 365 Licens. Har du inte Office 365 och dess tillhörande verktyg? Läs mer om tjänsten.