OneDrive är Microsofts verktyg för lagring av filer och dokument i molnet. OneDrive erbjuder alla användare med ett Microsoftkonto att på ett enkelt sätt lagra filer i molnet samtidigt som filerna synkas på olika enheter och kan delas med andra personer. OneDrive for Business eller OneDrive för företag om man föredrar, är numera en produkt som många företag använder sig av. I det här inlägget vill vi besvara några vanliga frågor om OneDrive så att du på så sätt kan avgöra om OneDrive passar ditt företag.

Vad kan jag lagra på OneDrive for Business?

Du kan lagra alla typer av filer. Den enda begränsningen är att filen inte får vara större än 10 GB, få vanliga mediefiler kommer upp i den storleken så det är inte särskilt troligt att du stöter på problem.

Hur mycket kan jag lagra på OneDrive for Business?

Hur mycket lagringsutrymme du har beror på vilken typ av användare du är. Office 365 kunder har 1TB lagringsutrymme per användare medan andra har 5GB med möjlighet att uppgradera. Har du redan OneDrive men är osäker på hur mycket utrymme du har kan du kolla det på din dator, gå till inställningar på startmenyn – ändra datorinställningar – OneDrive. För många av er kanske inte 1TB säger så mycket men om du tänker att det genomsnittliga dokumentet på ett kontor är på 321 kB (källa Microsoft) innebär det att du kan ladda upp över 3 miljoner dokument.

One Drive för företag

Hur ska jag använda OneDrive for Business?

OneDrive är ett personligt lagringsutrymme, inte ett gemensamt utrymme där ni ska lagra företagets gemensamma dokument. Däremot kan du dela dokument du arbetar med med andra i organisationen och ge dem möjlighet att redigera dokumenten, men det är viktigt att veta att dokumenten fortfarande är kopplade till din användare. Om du slutar på företaget kan administratören plocka ut de dokument som företaget behöver från din OneDrive men när användaren plockas bort är inte dokumenten tillgängliga längre. Så OneDrive är alltså ett lagringsutrymme för att du ska få tillgång till dina dokument var du än befinner dig på alla typer av enheter och för att du ska kunna arbeta i dokumenten tillsammans med andra.

Hur delar jag dokument med andra?

För att dela ett dokument med andra måste du först och främst spara det på din OneDrive. Därefter kan du dela dokumentet genom att högerklicka på det och välja dela eller så kan du göra det direkt i dokumentet genom samma funktion (i Word hittar du ”dela-funktionen” uppe till höger). De dokument som andra har delat med dig syns sedan i mappen ”delade med mig” i din OneDrive. Du kan också se dokument som har delats med dig på Delve, vilket ger en mycket tydlig överblick. Se hur du delar ett dokument i Office 2016 genom molnet.

Varför ska jag välja just OneDrive?

Först och främst bör företag ur en säkerhetssynpunkt bestämma hur och var anställda lagrar och delar information som rör företaget. Väljer man att bortse från det är det troligt att användarna väljer olika alternativ så som exempelvis Google Drive eller Dropbox. När alla gör som de själva vill förlorar företaget kontrollen över informationen. Bestäm er för ett alternativ och låt inte de anställda välja själva. En stor fördel med OneDrive är att det är totalt integrerat med Officeprogrammen och Windows. Microsoft har lagt mycket arbete på att ta fram en tjänst där företag kan samarbeta på ett så enkelt och flexibelt sätt som möjligt, genom att välja OneDrive som lagringsutrymme kan du utnyttja Microsofts övriga tjänster fullt ut.

OneDrive är en del av Office 365, läs mer om Office 365 eller kontakta oss så berättar vi mer.