Skriv ut från och till molnetIdag är det mycket vanligt bland företag att man använder någon typ av molntjänst, så som Office 365 eller Dropbox för att nämna ett par. Dessa tjänster erbjuder mycket bra lösningar för lagring, samarbete och produktivitet. De gör det också möjligt att få tillgång till alla dokument utanför kontoret genom användandet av mobilappar.

För att få ut maximalt av funktionerna i molntjänsterna är det viktigt att man ser över hela sin molnstrategi. Något som kan bromsa upp det hela är om man inte har inkluderat sina skrivare och skapat ett enkelt flöde mellan skrivare och molntjänst där man gör det smidigt att förvandla digitala dokument till utskrivna och de utskrivna till digitala. Idag är man van vid att det går snabbt, man vill gärna kunna göra allt med några få klick. Nedan har vi sammanställt några tips för att få dokumentflödet att fungera med molntjänsten.

Mobila utskrifter

För att användaren ska få nytta av att kunna skriva ut från molnet eller skanna in i molnet måste lösningen också vara mobilanpassad. Man ska inte behöva skicka ett dokument till datorn för att kunna hantera det. Läs mer om hur mobila utskrifter fungerar.

Tänk på säkerheten

När du skriver ut från mobilen eller molnet är det precis lika viktigt som annars att du har kontroll över utskrifterna. Använd skrivare med någon typ av pull print lösning. Användaren behöver då gå fram till skrivaren och identifiera sig med en blipp eller kod för att få ut utskriften. Samtidigt som användarna får den flexibilitet de önskar med att kunna skriva ut på olika sätt får du kontrollen över användarens utskriftsvanor.

Standardisera

Standardisera så mycket som möjligt. Om det går, se till så att alla använder samma appar och samma processer, det kommer att minska antalet supportärenden. Skrivare kan idag också förstå den information de får på ett helt annat sätt än förr. Ni kan skapa flöden som direkt bestämmer vart dokumenten ni matar in ska hamna. Du kan till exempel skapa en digital knapp på skrivaren för en viss typ av dokument som talar om att när du skannar in ett dokument och väljer den knappen hamnar dokumentet i en viss mapp, du kan också göra dem sökbara på de parametrar du önskar.

Ta hjälp

Ta hjälp av din print- och molnleverantör när du utarbetar en strategi och process. Det finns många aspekter att tänka på så som säkerhet, användarvänlighet, kompatibilitet och så vidare. Idag finns det många val att göra, det blir enklast om man har en väl utarbetat plan för implementeringen redan från början.

Tycker du att detta låter väldigt avancerat? Det är det också men inte för dig som kund. Kontakta oss så hjälper vi dig att få ett arbetsflöde som fungerar i er utskriftsmiljö och med er molntjänst.