Skype för företagSkypemöten börjar bli en del av vardagen för många personer, det vill säga man deltar i möten där man inte möts rent fysiskt utan där mötesdeltagarna sitter på olika platser och kommunicerar via Skype. Även om du själv inte har Skype for Business på ditt företag har du säkerligen deltagit i ett sådant möte vid något tillfälle genom att någon annan bjudit in dig.

Så även om många människor börjar bli vana vid den här typen av möten är det inte alltid det flyter på utan incidenter. Du kanske känner igen dig i att alla inbokade inte uppfattat tid och datum rätt, ljudet eller bilden fungerar inte, eller att mötet blir rörigt.  Nedan ger vi flera tips på saker du kan tänka på för att få till ett så bra och effektivt möte som möjligt.

1. Planering

Precis som med vanliga möten är planeringen en förutsättning för att mötet ska gå i den riktning du önskar. Först och främst kan det vara bra att tänka på vilket typ av möte det ska vara. Är det ett informationsmöte eller ett diskussionsmöte? Ett diskussionsmöte brukar ha en friare form där det förväntas mer av mötesdeltagarna. I båda fallen underlättar det att skriva upp punkter du vill ta upp. Meddela gärna de övriga deltagarna innan om vad det är ni ska ta upp, på så sätt kan alla vara väl förberedda och veta vad de har att förvänta sig.

2. Tänk igenom deltagarna

Bjud inte in personer som inte behöver medverka. Tänk igenom alla personer du vill bjuda in och fundera på om han eller hon kan tillföra något på mötet och om alla personer behöver få informationen under mötets gång eller kan bli informerade i efterhand. Det kan kännas onödigt att sitta med på ett möte som inte är relevant för en själv och tar tid från annat, dessutom blir mötet mer effektivt när det enbart är rätt personer inblandade.

3. Tekniken

Vänta inte tills mötet börjar med att kontrollera så att ljud och bild fungerar. Det tar tid i från själva mötet och är frustrerande för dem som tvingas sitta och vänta. Detta gäller speciellt om du inte är så van vid den här typen av möten. Har du dålig internetuppkoppling kan det vara en god idé att stänga ner andra program på datorn som du inte behöver ha igång. Det kan också underlätta att koppla in nätverkskabeln. Om du har tänkt att delta genom mobilen eller plattan ska du tänka på att ladda ned Skype-appen innan så att det bara är att köra igång.

4. Försäkra dig om allas närvaro

Av någon anledning finns det dem som ser Skypemöten som mindre viktiga och kanske därför har lättare att glömma bort det hela. För att försäkra dig om full närvaro bör du skicka en elektronisk mötesinbjudan till deltagarna så att det automatiskt hamnar i deras kalender. I mötesinbjudan finns en länk till själva mötet så alla kommer att veta hur de ska gå tillväga för att delta.

 5. Koncentration

Stäng av sådant som stör under mötets gång, så som emailnotifikationer och telefoner. Det är störande för övriga mötesdeltagare att höra plingen när du får nya mail och precis som på vanliga möten ser man till att sätta telefonen på ljudlös eller möte. Sitt inte heller och svara på mail när mötet pågår, har du mikrofonen på kommer de andra höra hur du sitter och knappar på tangentbordet.

6. Summering

Summera det ni talat om under mötet, det ger folk en uppfattning om vad som är viktigt att ta med sig. Bestäm gärna en ny mötestid direkt för att kunna gå vidare. Det är också viktigt att ta med sig en handlingsplan där var och en av deltagarna vet vad de ska göra till nästa möte.

Läs mer om Skype for Business och hur det fungerar som ett kommunikationsverktyg för ditt företag. 
 


Vill du komma igång med Skype för företag redan nu?

Det ingår som en del av ditt Office 365 abonnemang. Kontakta oss så berättar vi mer:
 
08- 587 196 00, sales@kontorskraft.se
 
Du kan också be om att få en kostnadsfri offert på molntjänsten Office 365 redan idag!

OFFERT!