Teknikkrångel känner vi alla till. Frågan är om de ansvariga på ett företag alltid förstår hur mycket tid som går till saker som inte fungerar, eller fungerar dåligt. Teknikkrångel är verkligen en produktivitetsdödare. Nedan listar vi några vanliga orsaker till den här typen av tidsstöld.

Felinstallerade prylar

Det är inte ovanligt att företag lägger stora pengar på IT-produkter som användarna sedan inte känner sig bekväma med eller som de upplever inte fungerar som de ska. Ett exempel är att man införskaffat en avancerad skrivare men att man enbart utnyttjar utskrifter och kopiering. Här är det värt att konfigurera skrivaren på ett sätt som gör den användarvänlig och enkel för användarna att använda. Med moderna multifunktionsskrivare kan du (om du väljer en sådan modell) t ex lägga in snabbvalsknappar på hemskärmen, vilket är enkelt och tidsbesparande. Andra exempel på felinstallerade prylar är headset som inte fungerar, ljudsystem i konferensrummet som inte fungerar med användarens dator, mailen på mobilen som inte är i gång, osv. Tipset är att ni tar er tid och ser till att saker fungerar rätt från början, det sparar tid i längden.

Bristande kunskap

När saker krånglar upplever man det ofta som att de inte fungerar, men det kan faktiskt vara så att du inte vet hur du använder dem rätt. Det kan gälla småsaker som att det alltid tar en kvart att dra igång ett Skypemöte för att du inte vet hur du konfigurerar ljudet så det når högtalaren. Eller som exemplet ovan att man inte är nöjd med den nya skrivaren för att man inte lärt sig alla funktioner. Ofta kan liknande saker leda till irritation hos medarbetare då det är några få som lär sig och får agera ”it-tekniker” åt kollegorna. Utbilda alla i de tekniska verktyg ni använder, det spar tid.

Teknikkrångel slösar tid

För mycket teknik

Hur många system använder ni på ert företag? Förmodligen har ni ett faktureringssystem, kanske ett CRM, intranät, olika typer av kommunikationsverktyg och ticket/logg-system, osv.  Nuförtiden upplever många att allt har blivit för administrativt och tekniskt. Vad hände med att gå över till kollegan och prata? Måste verkligen allt dokumenteras, räcker det inte med en post-it på skrivbordet? Här gäller det att hitta en balans. Försök få ner antalet verktyg och systems så att det blir enkelt för användaren. Ofta kan man kombinera olika funktioner i ett och samma system. Ha också en diskussion om vad som är absolut nödvändigt och vilken administration ni kanske kan strunta i.

Ovilja att förnya

Det är helt sant som står ovan att vi ibland använder för mycket verktyg men det finns också det motsatta. Idag finns väldigt bra digitala verktyg som när de används rätt verkligen spar tid och underlättar samarbetet kollegor emellan. T ex samarbetsverktyg så som Teams eller Yammer som minskar mailen i inkorgen betydligt. Eller lagring av gemensamma filer i molntjänster vilket ger enkel tillgång till allt från alla enheter. Att digitalisera era arbetsflöden underlättar, men ni behöver lära er hur ni ska jobba.

Klara allt själv

Sköter ni precis allt in house? I en del företag fungerar det bra, speciellt om man har råd att ha en egen IT-avdelning. Men många små och medelstora företag har inte råd med ens en IT-ansvarig. Istället blir någon på företaget, den som råkar vara mest teknisk kunnig, den som hjälper kollegor när lösenord inte fungerar eller när applikationer inte är kompatibla med operativsystemet, osv. Ibland fungerar detta, men risken är att den personen som får denna ofrivilliga uppgift har svårt att göra det som hen egentligen är anställd för. Dessutom, med dagens IT-attacker räcker det inte med lite baskunskaper för att skydda företaget. Att ta hjälp utifrån behöver inte vara så dyrt, utan är ofta skalbart efter de behov som företaget har.

Har ni något IT-relaterat bekymmer som hindrar er i er vardag? Berätta gärna genom att kontakta oss.