Planera dokumentstrukturEffektiva och genomtänkta arbetsflöden sparar tid (och tid är ju som bekant pengar). Det är värt att lägga ner den tiden som behövs för att få ordning på de arbetsflöden som rör dokumenthantering, vare sig det tar dig ett par timmar eller flera veckor att få i ordning på flödet, är det ingen tvekan om att det i längden lönar sig att ta tag i det hela.

Dokumenthantering avser precis som det låter hanteringen av företagets dokument, allt ifrån hur de skapas, sparas, används och kasseras. Vi talar både om fysiska dokument och digitala dokument. Nedan listar vi några punkter du ska ha koll på när du planerar och strukturerar din dokumenthantering:

1. Digitalisera

Digitalisera det du kan. Vissa papper behöver av olika skäl sparas i fysisk form, men ha som regel att det som inte måste ligga i pärmar sparas digitalt. Du får mer utrymme i din lokal och framförallt kan du göra dina dokument sökbara på ett helt annat sätt om de är digitala. Så istället för att sitta och bläddra i pärmar kan du söka på ett dokument med olika sökord om det är sparat digitalt.

2. Tänk igenom strukturen

Identifiera typ av dokument t ex genom användningsområde eller avdelning, tänk igenom vilka i organisationen som behöver ha tillgång till dokumenten. Skissa därefter upp en tydlig struktur som du tror kommer hålla över tid. Tydlighet kommer spara tid. Fundera också kring vilka dokument som bör vara tillgängliga från mobila enheter. Har ni t ex en säljkår som arbetar utanför kontoret är det en självklarhet att de dokument de använder ska finnas tillgängliga via mobila enheter.

3. Kom överens om hur ni sparar

Känner du igen dig i ett virrvarr av olika filmappar och ett evigt klickande fram och tillbaka för att hitta rätt dokument? Ha en tydlig policy på hur dokument sparas och var. Det blir lätt rörigt när vissa personer sparar i molnet, andra på G: och andra på datorn. Försök lägga så mycket som möjligt i molnet så att alla som ska ha tillgång till dokumenten har det var de än befinner sig.

4. Glöm inte säkerheten

Förmodligen har ni en hel del dokument som inte ska delas med alla anställda, eller som inte får föras vidare utanför företaget. Exempelvis kan du i Office 365 enkelt styra vem som har behörighet till dokumenten, du kan också välja olika nivåer så som att vissa dokument enbart får visas och inte redigeras. Det finns också möjligheter till ytterligare säkerhet så som att ställa in så att vissa dokument inte kan bifogas i email.

5. Backup

Backup är något som bör vara en självklarhet. Spara inte enbart dina dokument fysiskt utan se till att ha en digital kopia. Dessutom bör allt du sparar i molnet också ha en backup, en del tror missvisande att när dokument ligger i molnet behövs ingen backup, det är fel.

6. Skanningfunktion

Ska du digitalisera dina dokument bör du ha bra verktyg för skanning. Förenkla för de anställda genom att erbjuda en skanningslösning som är enkel. Har du en modern skrivare kan du med ett par knapptryck skanna dokumenten direkt in i molnet till den plats du valt. När man skannar många dokument är också skanningfunktionens hastighet avgörande. Xerox nya Versalink- och Altalink- serie är exempel på skrivare med mycket hög skanningshastighet.

Kontorskraft är en helhetsleverantör inom IT och utskriftstjänster. Genom att föra samman dessa två områden kan vi hjälpa företag att hitta en bra lösning för en effektiv och tidsbesparande dokumenthantering.