08 – 587 196 00

5 tips när du ska använda Microsoft Teams

  • Bygg inte hela strukturen på en gång

Teams bygger på olika samarbetsgrupper, det vill säga Teams. Varje Team har sin tur olika kanaler eller samarbetsytor. Exempelvis ett Team du kallar ”försäljning” kan ha kanalerna ”jul 2017” eller ”nya produkter”, och så vidare. När du börjar använda Teams finns det ingen anledning att lägga till alla möjliga tänkbara Teams och kanaler. Välj de Teams som är viktigast och som du vet att du kommer använda. Lägg därefter till kanaler efter hand. Kanaler är aktiva samarbetsytor som skapas efter det behov av samarbete som finns. Alltså, lägg inte upp en massa kanaler om ni inte planerar att använda dem direkt. Risken finns att det endast skapar oreda.

Vill du få senaste nytt om Microsoft Teams?
Registrera dig för vårt nyhetsbrev så får du alltid information om nya funktioner!

  • Utnyttja flikarna i de olika kanalerna

I varje kanal finns möjlighet att använda olika flikar. Hemfliken, som kallas ”konversationer” är där du chattar med medlemmarna i kanalen. Som default finns även fliken ”filer”. Där laddar du upp aktuella filer som blir redigerbara direkt i Teams. Utöver det kan du lägga till andra flikar som är användbara för den valda kanalen. Till exempel kan OneNote vara ett bra alternativ för längre anteckningar som inte passar i konversationsfliken. En annan mycket användbar flik att lägga till är ”wiki”. Vilket är en anteckningsyta som du kan dela upp i olika sidor. Ett exempel på ett användningsområde för en sådan flik skulle kunna vara om du har en kanal som behandlar personalfrågor. Då kan du exempelvis lägga till en sida i wiki med information till nyanställda. Utöver de flikar som finns som standard för Teams kan du även lägga till flikar med kopplingar till andra applikationer, även från tredje part.

  • Begränsa inte mer än nödvändigt

Som ägare till ett Team kan du ställa in vilka rättigheter användarna ska ha, utöver det kan din Office 365 administratör begränsa rättigheter i Teams både på användarnivå och organisationsnivå. Det kan vara klokt att begränsa vissa rättigheter så som att medlemmar av ett Team inte ska kunna radera innehåll helt och hållet. Däremot bör man inte begränsa mer än nödvändigt. Teams bygger på en levande struktur där användarna ska kunna skapa de kanaler de behöver för att samarbeta i grupper (utan att behöva fråga en administratör varje gång). Tar man bort den möjligheten blir inte samarbetsytorna lika levande.

  • Följ inte allt

För att få notiser om när något nytt har hänt i en kanal måste du följa den kanalen (och ha dina inställningar på det viset). Följ de kanaler du är aktiv inom och låt resten vara. Det finns ingen anledning att du ska få notiser om information som inte rör dig, risken blir annars att du får för mycket information och istället missar det som är viktigt. Dessutom, vill någon inkludera dig i en konversation i en kanal du inte följer kan den personen tagga dig (förutsatt att du är med i det Teamet kanalen tillhör).

  • Använd inte Teams till något det inte är

Teams är som nämns ovan en chattbaserad samarbetsyta med möjlighet att integrera andra applikationer och jobba med filer ni använder i de olika samarbetsgrupperna. Däremot är det inte en fillagringsplats, fliken filer ska med andra ord inte ses som ett ställe där ni permanent lägger företagets dokument. Det är inte heller en statisk yta där ni från början bestämmer vilka områden som det ska samarbetas kring och därefter försöka trycka in allt där. Teams är rörligt i den mening att ni kan skapa nya teams och kanaler efterhand.

Nu har du fått lite tips om Teams. Vill du veta mer om funktioner, hur du kommer igång och smarta tips? Läs våra andra artiklar om Teams.


Gå till nyheter

Vill du få senaste nytt om Microsoft Teams?
Registrera dig för vårt nyhetsbrev så får du alltid information om nya funktioner!

 

Vi använder tredjepartscookies för vår hemsida i syfte att analysera och förbättra upplevelsen på hemsidan och lära oss mer om våra användare. Genom att använda vår webbplats godkänner du användningen av cookies på det sätt som beskrivits. Läs mer

Ok