08 – 587 196 00

Webinar i Teams Live

Webinar är ett utmärkt forum att informera och inspirera människor oavsett var de befinner sig. Det möjliggör för alla att ta del av det budskap ni vill sprida – i direktsändning men också i efterhand med hjälp av inspelat material. webinar teams live

webinar teams live

Det finns många olika alternativ av verktyg att välja bland när man ska skapa ett webinar, och det kan därför vara svårt att veta vilket som är bäst. Det är många faktorer som spelar in i valet av verktyg. Bland annat hur avancerat man vill göra det, vilka funktioner man vill ha samt vilken budget som finns tillgänglig.

Är du nybörjare och ska komma igång med webinar? Då kan vi rekommendera dig att använda Teams LIVE event – Det är en tilläggsfunktion som redan finns i ditt Microsoft Teams, i en miljö som många av oss är vana vid och det är enkelt att komma igång.
Nedan kommer vi guida dig i hur du sätter upp ett event i Teams Live och vad som kan vara bra att tänka på när du ska sätta igång.

Vad är ett Teams Live-event?

Teams live är en mötesfunktion som finns tillgänglig i Micorsoft Teams. Den kan användas för webinar när samanhanget är mer enkelriktat och har som syfte att informera en grupp av människor. Det kan jämföras som en TV-sändning där du eller någon annan inom organisationen förmedlar video och innehåll i ett digitalt forum.

I Teams live styrs interaktionen via en moderator som kan växla mellan olika presentatörer, tysta övriga presentatörer, justera videoformat och hantera och ta upp frågor från publiken under eventets gång. I ett Teams live event kan upp till 10.000 delta samtidigt – WOW!

För att skapa ett Teams Live event krävs: 

  • Microsoft 365 Enterprise E1, E3, E5, alternativt Office 365 Education A3, A5.
  • Microsoft Teams-licens (vilket är inkluderat i licenserna ovan).

DÄREMOT! För att kunna se ett Teams Live event krävs ingen licens vilket gör att vem som helst, oavsett om man själv använder Microsoft Teams, kan delta i ert webinar. Bra va?

Första steget – fundera över dessa frågor

För dig som ska skapa ett webinar med hjälp av Teams LIVE kan du börja med att fundera över ett par frågor. Svaret kommer hjälpa dig i uppsättningen av ditt Teams Live-event.

- Är det ett offentligt evenemang eller för specifikt inbjudna?
- Kommer ni att ha flera som ska presentera under webinaret?
- Vill ni att deltagarna ska ha möjlighet att se inspelningen i efterhand?
- Ska ni ha en Q&A under webinariet?
- Önskar ni en rapport på alla som deltagit i eventet efteråt?

När du har besvarat dessa är det dags att sätta igång och skapa ditt Teams Live event.

Så skapar du ett Teams Live event anpassat för ert webinar

Som vi tidigare nämnde - för att skapa en Live-händelse behöver du ha rätt licensform (se ovan). Börja därför med att se till att ni har rätt licens för att kunna skapa ett live-event. Om ni har det, men du fortfarande inte ser funktionen enligt instruktionerna nedan – kontakta ansvarig för er Microsoft admin-portal, det kan vara en behörighetsåtgärd.

1. Gå till din kalender i Microsoft Teams.
2. Till höger hittar du en lila knapp som säger ”Nytt möte”, bredvid den har du en pil. Klicka på pilen och välj sedan ”Livehändelse”.
3. Nu fyller du i enligt instruktionerna i boxen.
4. Namnge ditt evenemang – förslagsvis namnet på webinariet.
5. Välj plats (denna kan också lämnas tom) och tid för webinariet.
6. Bjud in: Som du ser i bild så kan du bjuda in personer som ska presentera under eventet och tilldela dom rollen som ”presentatör”. Du kan även om du vill lägga till fler moderatorer. *

*(Fler personer som moderatorer kan vara fördelaktigt vid större event då fler kan hjälpas åt att styra mötet.)

webinar teams live

7. Klicka på ”nästa” och välj behörigheter, det vill säga hur live-event ska sändas. Ska du skapa ett offentligt webinar väljer du ”Offentlig”, ska du skapa ett för endast inbjudna så kan du välja privat. Men för detta avseende, alltså ett webinar, väljer du ”Offentlig”
8. Nästa steg får du nytta av frågorna du svarade på tidigare. Ska inspelningen vara tillgänglig för deltagarna i efterhand? Vill ni ha en Q&A under webinariet? Klicka i respektive funktion utifrån vad ni själva önskar få ut av webinariet. När du gjort dina val klickar du på ”Schemalägg”.

webinar teams live9. Sista sidan visar de inställningar du har satt upp samt ger dig en länk till live-event händelsen. Detta är länken som ska användas för att ge åtkomst till live-eventet när det är dags.

OBS! Detta ger inte en kalender inbjudan i sig utan detta behöver du skapa separat. Mer om detta nedan.

Läs mer om att skapa ett Teams-live event här.

Dags att skapa webinar av Teams live

Grattis - Nu har du skapat din livehändelse!

Detta är dock krasst endast en inbjudan med en länk till en event-sändning som ska ske ett visst datum. Detta kanske du inte bara vill skicka ut i ett mail och sen hoppas på att andra kommer ihåg att delta, ellerhur?

Nästa steg är att skicka ut ett mailutskick med information om webinaret med en länk som innehåller en kalenderinbjudan. Det räcker då inte att enbart hyperlänka till Teams livehändelsen utan du behöver skapa en länk till en kalenderinbjudan som du kan lägga in i ditt utskick. Du vet en sådan som laddas ner till din kalender när du klickar på ”lägg till i kalender” i ett mailutskick? Precis, en sådan.

Steg 1. Registrering till webinariet

Hur har ni planerat att registrera dem som vill delta i ert webinar? För även om ni ställt in livehändelsen som offentlig brukar man som oftast skapa ett formulär/landningssida via sin webbsida med hjälp av sitt massutskicksprogram alternativt CRM-system. Hör dig för internt hur uppsättnigen är för ex kontaktformulär på er hemsida och se om ni kan göra någonting liknande för registreringen till webinariet.

Mailutskick – Registrering, påminn och följ upp! 
Webinar är ett fantastiskt forum, och ett populärt sådant som många anmäler sig till. Därför kan det vara bra med uppföljning via mail på olika sätt.

  • Registrering: Ett mail som skickas ut efter anmälan för att bekräfta personens anmälan, upprepa tid och plats samt en kalenderinbjudan för mottagaren att lägga in i sin egen kalender (Hur du skapar en sådan länk går vi igenom lite längre ned).
  • Påminnelse: När det börjar bli dags för ert webinar kan det vara fördelaktigt att skicka ut ett trevligt mail till de registrerade för att påminna dem om ert webinar och när det är dags.
  • Uppföljning: Efter webinariet är det också en fin gest att tacka för personens medverkan och bifoga ytterligare relevant information om de ämne ni har berört så att deltagaren kan djupdyka mer i ämnet om hen vill. Kanske vill ni även skicka med en inspelning av webinaret?

Gör en kalenderinbjudan-länk av din Teams live-händelse

1. Gå in i din Outlook och skapa en vanlig mötesinbjudan med samma datum och tid som du har planerat din live-händelse.
Lägg in länken till ditt Teams-live event i mötesinbjudan, kanske skriver du ett par korta rader om agendan och innehållet av ditt event.
2. Öppna mötesinbjudan på nytt. Gå till arkiv-fliken och klicka ”Spara som”.
3. Nu har du skapat en fil som du kan använda i ditt mailutskickssystem för att hyperlänka en text, en knapp eller en bild som gör att vid klick på denna så laddas en kalenderinbjudan ner (med live-händelselänken i) och personen kan lägga till händelsen i sin kalender så att hen har koll på när det är dags för just erat webinar!

Hur går det till under själva Live-händelsen/webinariet

Kom igång

När det är dags för ert webinar kan det vara bra att test-köra presentationen innan, men också navigera sig i hur det kommer att fungera när ni väl ska sätta igång ”på riktigt”.

1. Gå till din live-händelse i kalendern och anslut. Du kommer nu att se följande vy om du är registrerad som moderator.
Som du ser i bilden nedan har du två större fönster att arbeta med.

Vänster fönster: Detta är en preview som du kan använda för att förbereda det som ska presenteras härnäst.
Höger fönster: Detta är det som visas ”live” för deltagarna i webinaret.

webinar teams live

Med detta upplägg kan du alltså förbereda nästa presentatör, presentation eller annat innehåll i din slide till vänster, för att sedan genom att klicka på den gula knappen ”sänd live” publicera och göra detta synligt för alla medverkande.  Genom att markera vänster fönster och sedan klicka på din video kommer din video läggas i kö och du kan sedan ”Gå live” med denna och din video kommer synas publikt.

Placera presentatör + deras innehåll i kö

I vyn nedan kan du se att vi har både moderator samt presentatör i denna live-händelse. Detta är det vanligaste upplägget om ni tänkt göra ett webinar. Där kommer även ditt samt dina presentatörers innehåll som de eventuellt vill dela även finnas tillgängligt.  Om du nu markerar presentatören kommer hens video synas i bilden till vänster i ”kö”-fönstret.

Vill du lägga till presentatörens innehåll? 
1. Under det vänstra fönstret har du två ikoner, välj den som har två rektanglar i samma fönster.
2. Markera ”kö”-fönstret och välj sedan din presentatörsvideo.
3. Markera sedan ”kö”-fönstret igenom och välj presentatörens innehåll.
4. Blicka på ”Sänd live” och presentatören samt presentationen ska visas i höger fönster.

webinar teams live

Såhär modererar du dina presentatörer och deras innehåll under webinarets gång.

Övriga funktioner  
Tysta deltagare – Som moderator har du möjlighet att tysta alla deltagare genom att klicka på knappen till i hörnet till höger. Du kan även tysta en specifik presentatör om hen glömt stänga av sitt ljud genom att klicka på mikrofonen till deras video.

Q&A
Inledningsvis fick du välja om du ville ha en Q&A för ert webinar, denna funktion hittar du till höger längst upp. Här kan du som moderator se inkommande frågor från deltagare i webinaret. Dessa kan du sen välja att publicera officiellt eller inte – de syns inte för någon annan förrän du har publicerat dessa. Du kan även svara personen i ett privat fönster.

I denna menyn hittar du även inställningar för ljud, deltagare, chatt och information.

Efter webinaret

Success!

Ni har genomfört ert webinar, bra jobbat! Förhoppningsvis blev det så bra som ni hade tänkt er. Om inte? Reflektera, utveckla och kör igen!

Avslutningsvis så kan ni efter webinaret ta del av flera fiffiga funktioner (förutsatt att ni ställde in detta inledningsvis).

Genom att klicka upp händelsen ni har haft och scrollar ner lite kommer du se rubriken ”livehändelseresurser”.

Inspelning: Ladda ner webinaret som mp4-fil och återanvänd igen på nya sätt!
Q&A: Ladda ner alla frågor som kom in.
Deltagarrapport: Hur många deltog och hur såg engagemanget ut?
Inspelning för deltagare: Denna kan aktiveras eller avaktiveras vilket innebär att den länken som finns till webinaret blir låst eller upplåst för deltagarna att klicka på och se live-eventet i efterhand. Detta kan fördelaktigt användas för att skicka till de som registrerat sig men missat själva webinaret.

Nu har du gått igenom alla stegen för ett lyckat webinar i Teams Live. Det kan låta övermäktigt men det som är så bra med Teams är att allt är väldigt lättförståeligt, logiskt och följsamt. Testa en första gång med kollegorna för att bli lite bekväma med upplägget och sedan är ni good to go. Lycka till!

Önskar du support för Microsoft 365 verktyg?

Vi hjälper er gärna. Med våra supporttjänster kan ni enkelt få svar på era frågor om Microsoft 365 verktyg. Oavsett om ni har frågor om fillagring och fildelning i Onedrive, hur ni ska strukturera era Team i Microsoft Teams eller enklare ärenden rörande mail eller word så hjälper vi gärna till. Läs mer om vår supporttjänst

Vill du lära dig mer?

Våra tjänster

Support för Microsoft 365

Videokonferenslösningar

Övriga molntjänster

Vi använder tredjepartscookies för vår hemsida i syfte att analysera och förbättra upplevelsen på hemsidan och lära oss mer om våra användare. Genom att använda vår webbplats godkänner du användningen av cookies på det sätt som beskrivits. Läs mer

Ok